Un déménagement d’entreprise à Paris représente certes un défi de taille, mais surtout une opportunité excitante. C’est l’occasion d’implanter ses bureaux dans l’un des centres économiques les plus dynamiques d’Europe. Cependant, déménager sa société demande une planification minutieuse et une connaissance du terrain. Pour ne pas se perdre entre les cartons, le choix du déménageur et l’organisation nécessaire à cette importante transition, voici quelques conseils !
Ce qu’il faut savoir quand on déménage ses bureaux dans la capitale
Si vous venez de province et que vous déménagez vos bureaux à Paris, vous risquez d’être un peu dépaysés par certains changements. Si vous étiez déjà dans l’agglomération parisienne, un petit rappel ne fait pas de mal. Par exemple, la « Ville Lumière » mérite bien son nom, mais c’est aussi celle où le coût de l’immobilier est le plus élevé.
Hormis le point évoqué ci-dessus, la capitale possède également un environnement hétérogène. Un déménagement d’entreprise à Paris peut en effet se dérouler de manière très différente d’un quartier à l’autre. Enfin, considérez la question du transport dans toute sa complexité. La densité de la circulation parisienne n’est plus à présenter.
Réussir son déménagement d’entreprise à Paris en 6 étapes
1. Fixer une date pour établir un rétroplanning
Le maître mot d’une bonne organisation est l’anticipation. Afin de mener à bien votre déménagement d’entreprise à Paris, il conviendra d’établir un rétroplanning recensant toutes les tâches qui vous attendent. Hormis le visuel d’ensemble que cela vous donne sur le projet, il vous permettra de gérer les imprévus. Pour ce faire, rien de plus simple : pensez à vous accorder une marge de manœuvre.
Le rétroplanning est également un bon moyen d’anticiper les ressources dont vous aurez besoin. Cela inclut :
La main-d’œuvre
Le petit matériel (cartons, scotch…)
L’équipement spécialisé (diable, palettes…)
Les moyens de transport
Etc.
2. Annoncer le déménagement en interne
Cette étape est cruciale pour minimiser les perturbations au sein de votre société. Établissez une communication claire auprès de vos employés. Ils pourront ainsi se préparer mentalement à cette importante transition.
Vous pouvez organiser des réunions d’information pour discuter des détails et les rassurer. Impliquez-les en les faisant participer à la planification ou en leur demandant leur avis sur l’aménagement du nouvel espace de travail. Enfin, saisissez l’opportunité de collecter des feedbacks sur la manière dont l’opération a été menée.
3. Faire l’inventaire du mobilier et des équipements
Élaborez tout d’abord un plan détaillé qui couvre tous les locaux de votre entreprise. Divisez les espaces en zones pour faciliter l’organisation de l’inventaire. Désignez une équipe ou une personne responsable du comptage. Procédez ensuite pièce par pièce pour ne rien oublier et utilisez des étiquettes pour identifier chaque élément répertorié.
4. Sélectionner un déménageur professionnel de confiance
Confier votre déménagement d’entreprise à Paris à une société spécialisée vous évitera bien des tracas. Gare aux escrocs qui se proclament déménageurs professionnels ! Hormis leur réactivité, les véritables experts seront des alliés de poids dans votre processus. Ils ont notamment du matériel de qualité qui protégera efficacement l’équipement sensible, comme celui du parc informatique.
Veillez donc à choisir un déménageur fiable en vous appuyant sur les critères suivants :
La société est enregistrée au RCS
Elle bénéficie d’avis positifs en ligne
Vous pouvez également vérifier que l’entreprise de déménageurs possède des certifications (ISO, AFNOR ou autres). Ces dernières sont exigeantes et garantissent un standard métier.
5. Faire circuler l’information auprès des tiers
Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont informées de tous les détails pertinents quant à votre projet d’emménagement. De plus, un déménagement d’entreprise à Paris peut être synonyme d’arrêt d’activité pour une période donnée. Prévenez donc vos clients et vos fournisseurs et transmettez-leur votre nouvelle adresse. Avertissez également la Poste pour empêcher le courrier d’être mal distribué dans le futur.
Enfin, pensez à révoquer les anciens contrats d’énergie (eau, électricité, gaz). Pour plus de praticité, transférez-les simplement jusqu’à votre nouveau lieu professionnel.
6. Suivre le bon déroulé du processus le jour J
Une fois les derniers cartons bouclés et les camions de déménagement réservés, il restera à superviser les opérations le jour J. Nommez un responsable en ce sens qui s’assurera des points suivants :
- Des instructions claires ont été données aux équipes.
- Les accès nécessaires aux anciens et nouveaux bâtiments ont été ouverts.
- Des mesures de sécurité appropriées sont en place pour protéger les biens et les individus.
- Rien n’a été oublié dans vos précédents locaux.
Ce représentant peut également agir en qualité d’intermédiaire avec les prestataires pour répondre à leurs questions.
Vous l’aurez compris : pour réussir votre déménagement d’entreprise à Paris, nous vous conseillons surtout de l’organisation. En gérant correctement vos ressources et en pensant aussi à vos salariés, vous établirez une base solide pour votre croissance future.
