Pour que votre déménagement d’entreprise se déroule de la meilleure des façons, vous devez sélectionner le prestataire qui effectuera votre déménagement d’entreprise. Dans un premier temps, faites réaliser un devis de déménagement professionnel. Nos équipes réalisent une visite technique avant de vous établir un devis détaillé et clair sous 48 heures. Une fois cette étape accomplie, vous pouvez passer aux suivantes :
Etape n°1 : Fixez la date de votre déménagement
Organiser un déménagement d’entreprise demande une organisation sans faille et pour avoir une bonne organisation vous devez planifier certaines tâches et actions à faire avant une date précise. Alors de toute évidence, la première étape pour votre déménagement d’entreprise est de déterminer une date précise pour le transfert de votre entreprise ou de vos bureaux. Choisissez une date où la production est moins importante, évitez bien évidemment les périodes où votre activité est en plein apogée !
Etape n°2 : Communiquez avec vos salariés
Vos salariés sont, de toute évidence, les premiers concernés par ce déménagement d’entreprise. Il est important de communiquer avec eux afin que cet événement se déroule dans les meilleures conditions possibles. N’oubliez pas qu’un déménagement est toujours source de stress, qu’il soit personnel ou professionnel.
Etape n°3 : Répartissez les tâches
Pour vous aider à coordonner les différentes tâches, vous pouvez nommer des responsables, soit des managers de votre équipe, soit des salariés pour lesquels vous savez qu’ils savent faire preuve d’une organisation sans faille. Ces personnes auront un rôle essentiel dans la réussite de votre déménagement, car elles seront les relais auprès de la Direction et des salariés.
Etape n°4 : Impliquez vos équipes
Pour faciliter cette transition professionnelle, vous devez impliquer vos équipes dans ce déménagement d’entreprise. Vous pouvez par exemple les concerter sur les nouveaux espaces de travail ou encore sur l’aménagement des nouveaux bureaux.
Etape n°5 : Préparez vos futurs bureaux
Vous devez penser à préparer vos futurs bureaux afin que quand votre matériel informatique, vos cartons ou votre matériel de production arrive tout soit prêt. Aménagement des locaux, décoration, installation électrique et réseau informatique seront éventuellement des travaux à réaliser. Pensez également à valider et confirmer vos choix avec votre déménageur professionnel et commencez vos cartons !
Etape n°6 : Faites l’inventaire du mobilier et matériel
Faire l’inventaire de votre mobilier et matériel va permettre de ne pas déménager des choses que vous ne voulez pas dans vos nouveaux locaux ou qui ne sont pas adaptés ou qui ne peuvent pas entrer dans vos nouveaux locaux. Par exemple, vous pouvez très bien profiter de ce déménagement d’entreprise pour investir dans du nouveau matériel informatique. Dans ce cas, il sera inutile de déménager l’ancien. Vous n’aurez qu’à le proposer à l’occasion. Cela vaut pour le mobilier ou les divers biens de votre entreprise.
Etape n°7 : Profitez-en pour trier
Comme pour un déménagement d’appartement ou de maison, vous pouvez entreprendre, quelque temps avant, de trier et de classer. Mettez du propre dans le classement de vos dossiers, cela permet notamment de faciliter votre nouvelle installation. Jetez les documents qui ne doivent plus être conservés.
Etape n°8 : Faites vos cartons de déménagement
Chacun des employés peut gérer lui-même la mise en cartons de ses propres dossiers. Mettez en place un système d’étiquetage afin que lors du déchargement, vous sachiez précisément à qui appartiennent les dossiers et objets divers dans les cartons. Les professionnels du déménagement peuvent vous fournir tout le matériel nécessaire afin d’emballer vos affaires.
Etape n°9 : Transférez vos différents contrats
Pensez à transmettre votre nouvelle adresse, mais également à demander le transfert de vos divers contrats. Séparez-vous des brochures et documents d’entreprise qui ne sont pas à la bonne adresse ou prévoyez un système d’étiquette. Informer vos différents prestataires et clients, mais également vos fournisseurs de téléphone, d’électricité et d’Internet. Assurez-vous que le réseau fonctionne avant votre arrivée !
Etape n°10 : Organisez et planifiez le jour J
Le jour J va se dérouler de la meilleure des façons si vous avez respecté ces différentes étapes. Vous pouvez également désigner une personne responsable du déroulement du déménagement qui pourra faire le lien avec les équipes de l’entreprise de déménagement que vous avez sélectionnée.
