Le déménagement d’entreprise demande toute une organisation et ne s’improvise pas. Il est important que ce gros changement n’impacte pas les collaborateurs, ni l’activité professionnelle de l’entreprise. Ce type de changement demande d’impliquer vos collaborateurs afin que les décisions prises soient en « accord » avec ces derniers car leur vie quotidienne risque de changer. Pour cela, voici quelques conseils pour un déménagement d’entreprise réussi !
1. Informer tous les collaborateurs et les impliquer
Tout d’abord, il est important d’informer vos collaborateurs de votre décision de déménager. Il est essentiel de prévenir ces derniers le plus tôt possible afin qu’ils puissent s’organiser en conséquence. Ce gros changement a forcément des conséquences sur leur vie quotidienne, que ce soit pour la durée du trajet travail-domicile, le trajet en lui-même ou encore le moyen de transport à disposition. La transparence sera votre meilleur atout pour éviter toutes tensions avec vos collaborateurs. Pour cela, si vous connaissez déjà la date et le lieu de déménagement, informez-les au plus tôt.
Si votre entreprise est une petite structure, vous pourrez même impliquer personnellement certains collaborateurs dans le déménagement en créant une équipe pour organiser l’avant-déménagement.
2. Réaliser toutes les démarches administratives nécessaires
Un déménagement d’entreprise n’implique pas seulement de poser ses valises dans les nouveaux locaux. Cela implique également de s’occuper de toutes les démarches administratives en amont. En voici la liste :
- Déposer le bail des locaux le plus tôt possible car il s’écoule parfois 6 mois entre le préavis et le départ des locaux.
- Informer du changement d’adresse au moins 1 mois à l’avance auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE). Ce dernier en informera les organismes importants tels que l’URSAFF, les impôts etc. Il est par ailleurs important de renvoyer une lettre recommandée à ces organismes pour être sûr du bon changement d’adresse. Suite à cette modification, vous obtiendrez un nouveau numéro SIRET. Il faut également prévenir de ce changement d’adresse à votre banque, vos assurances, votre caisse d’assurance maladie, votre organisme de médecine du travail, votre organisme de mutuelle et de prévoyance. Enfin, il faut aussi informer tous vos partenaires et prestataires externes (comptable, fournisseurs…).
- Résilier tous les abonnements de ces locaux (eau, gaz, électricité…) au minimum 2 à 3 semaines avant le départ dans les nouveaux locaux.
- Mettre en place le transfert de courrier pendant 2 ans pour vous assurer de tout recevoir à la bonne adresse.
- Souscrire à de nouveaux abonnements (internet, gaz, électricité…) à la nouvelle adresse des locaux.
3. Trouver une société de déménagement pour entreprises
Dès que les démarches administratives ont été prises en charge, il est temps de trouver une société de déménagement qui propose des prestations de déménagement d’entreprise. Pour un déménagement de cette envergure, vous n’aurez pas d’autres choix que de faire appel à un professionnel du secteur. Pour cela, pensez à faire vos recherches plusieurs mois à l’avance afin d’obtenir une formule adaptée à vos besoins et surtout la date que vous souhaitez. Faites donc appel à une société de déménagement comme DMD Paris qui propose une visite technique d’entreprise afin d’élaborer un devis de déménagement clair et détaillé.
4. Définir la période de déménagement
Pour les déménagements d’entreprises, la période de déménagement idéale reste à la fin de l’année fiscale de l’entreprise. Cependant, si cela n’est possible, il est recommandé de déménager durant les week-ends ou les périodes de vacances d’été notamment en août, car il y a très peu d’activité à cette période. Il est important de garder en tête que le déménagement ne doit pas impacter l’activité de l’entreprise.
5. Définir un calendrier de déménagement et le respecter
Une fois que la date est fixée, il serait judicieux d’établir un planning de déménagement afin que celui-ci se déroule sans stress. Ainsi, définissez chaque action (commencer à emballer les objets fragiles…) à réaliser le jour du déménagement et avant, afin de ne rien oublier. Il est essentiel que vous suiviez votre planning à la lettre pour que le déménagement se fasse efficacement.
6. Faire l’inventaire de tous les meubles et équipements
Durant la période avant le déménagement, il faudra effectuer un inventaire de tous vos meubles, objets et équipements afin de déterminer ce dont vous n’aurez plus besoin, ce que vous gardez et ce que vous devrez racheter par exemple. En effet, il est courant que certains meubles ne conviennent plus dans les nouveaux locaux. Il est donc important de lister tout ce qu’il y a déjà et tout ce dont vous aurez besoin. Notez également que les délais de commande et de livraison peuvent être parfois élevés pour certains meubles, alors anticipez le plus possible pour ne pas vous retrouver sans le nécessaire le jour J.
7. Informer les clients de la société
Enfin, n’oubliez surtout pas vos clients ! Avant de déménager, pensez déjà à en informer tous vos clients de la date de votre déménagement par mail ou par téléphone. Pour cela, rédigez un email type que vous enverrez à tous vos clients et prévoyez un répondeur le jour J pour les prévenir de votre indisponibilité.
